امروزه از روابط عمومی به‌عنوان هنر هشتم یاد می‌شود، هنری که توانسته با قرارگرفتن کنار هنرهای هفت‌گانه و تبدیل شدن به هنر هشتم، در دایره علوم تخصصی تعریف شود. همین امر سبب شده در چند سال‌ گذشته روابط عمومی به تمامی سازمان‌ها و موسسات وارد شده و درمیان رده‌های شغلی قدیمی، پذیرفته شود.

روابط‌عمومی‌ها در سازمان‌های ‌گوناگون هم دارای وظایف و نقش‌های مشترک هستند. امروزه نقش روابط‌عمومی‌ها در کمک به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و استراتژیک غیرقابل انکار است.‌ از نقاط برجسته و ممتاز در مدیریت استراتژیک، تاکید بر محیط برون‌سازمانی است. در واقع،‌ منظور از وظایف استراتژیک روابط عمومی‌ها، دخالت در روند تصمیم‌گیری‌های سازمان است.

اهمیت جایگاه روابط عمومی در عصر حاضر که عصر ارتباطات است، دوچندان شده، به‌گونه‌ای که موفقیت سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌ها و دوام‌ آن ها در عرصه‌ فعالیت‌های تخصصی به عملکرد روابط عمومی‌های آن ها وابسته است.

از دیگر وظایف روابط عمومی مدیریت افکار است. این واحد به‌عنوان اصلی‌ترین حلقه ارتباط بین مدیران و کارکنان، مسئولیت خطیری در فرآیند دسترسی مدیران به افکار جمعی کارکنان دارد و به‌همین دلیل توجه ویژه به روابط عمومی، به‌عنوان نهادی که می‌تواند به‌طور نظام‌مند، برنامه‌ریزی شده و سنجیده در جهت ایجاد، حفظ و گسترش تعامل و تفاهم مدیران با کارکنان فعالیت کند، بسیار حائز اهمیت است.

بدون تردید روابط عمومی به‌عنوان رکن اساسی نظام ارتباطات و اطلاع‌رسانی نقش تعیین‌کننده‌ای در افزایش آگاهی‌ آحاد جامعه، فرهنگ‌سازی و روشن‌سازی افکار عمومی برعهده دارد. اکنون که اهمیت جایگاه روابط عمومی در عصر ارتباطات و در دورانی که اطلاع‌رسانی در همه عرصه‌ها پیشتاز است بر همگان آشکار شده، نمی‌توان نقش آن را در پیشبرد اهداف‌ یک‌ نهاد یا سازمان، بهبود کیفی‌ و کمی‌ فعالیت‌ها‌ و افزایش‌ بهره‌‌وری‌ از امکانات‌ و نیروی‌ انسانی‌ نادیده گرفت.

در ایران نیز ده‌ها سال است روابط عمومی با عناوین مختلفی در سازمان‌ها و ادارات عموما دولتی وجود داشته و موسسات خصوصی کوچک و بزرگ نیز در ۳۰سال اخیر به اهمیت داشتن واحدی به‌نام روابط عمومی در سیستم خود پی‌ برده‌اند.

در دنیای امروز درباره وجود واحد روابط عمومی در سازمان‌ها هیچ‌کس به خود تردیدی راه نمی‌دهد، اما همچنان ابهامات و سوالاتی درباره فعالیت این بخش مطرح است. ابهامات زیادی درباره اینکه روابط عمومی چیست؟ چرا به وجود می‌آید؟ وظایف و حدود اختیار مدیر روابط عمومی در چه حدی است؟ کارکردهای عمده این واحد چیست؟ و… در بسیاری از سازمان‌ها وجود دارد. البته این‌گونه سوالات در سازمان‌ها و موسساتی که چندسالی است دارای واحد‌های روابط عمومی قوی هستند و این واحدها نیز به وظایف خود به‌خوبی عمل کرده‌اند تا حد زیادی پاسخ داده شده است.

چندسالی است که در کشور، ۲۷اردیبهشت به‌عنوان روز ملی ارتباطات و روابط عمومی نامگذاری شده و فرصتی را فراهم کرده که سایر کارکنان مجموعه و مردم با نقش و وظیفه روابط عمومی و زحماتی که واحد روابط عمومی در هر سازمانی ایفا می‌کند، بیشتر آشنا شوند. به همین مناسبت خبرنگار «فصلنامه تخصصی گوهر سیرجان» نیز به سراغ روابط عمومی شرکت گل‌گهر رفته تا از نزدیک با فعالیت این واحد آشنا شویم.

فعالیت مدیریت روابط عمومی و امور بین‌الملل شرکت گل‌گهر شامل وظایف درون‌سازمانی و برون‌سازمانی، ارتباط با رسانه‌ها و روابط بین‌الملل می‌شود.

وظایف درون‌سازمانی

مدیریت روابط عمومی شرکت معدنی و صنعتی گل‌گهر، اهمیت و احترام ویژه‌ای برای نیروی‌ انسانی قائل است و نیروی انسانی را عامل اصلی ایجاد ارزش در سازمان می‌داند و در همین راستا همواره تمام تلاش خود را در راستای اجرای برنامه‌هایی برای بهبود شرایط کاری پرسنل مجموعه به‌کار می‌گیرد. برگزاری برنامه‌های متنوع در مناسبت‌‌ها و گرامیداشت‌های گوناگون، برگزاری برنامه‌های خانوادگی، انعکاس دو جانبه نظرات کارکنان و مدیران ارشد و… ازجمله این اقدامات است.

وظایف برون‌سازمانی

مجموعه‌ای مانند گل‌گهر، تعاملات برون‌سازمانی بسیار گسترده‌ای دارد که شامل ارتباط با مردم محلی و شهرستان، سهامداران و… می‌شود. مدیریت روابط عمومی وظیفه انتقال درست اطلاعات مجموعه به این افراد و درعین حال انتقال نظرات برون‌سازمانی را به مدیریت برعهده دارد. از دیگر وظایف این مدیریت جمع‌آوری آخرین اطلاعات برون‌سازمانی و ارائه آن ها به مدیریت به‌منظور مشاوره صحیح پیرامون افکار عمومی است.

ارتباط با رسانه‌ها

از دیگر وظایف روابط عمومی، ایجاد نگرشی مثبت از شرکت نزد کارکنان، جامعه، مسئولان محلی و سهامداران است و طبیعتا داشتن چنین نگاهی به‌شدت به تعامل با اصحاب رسانه نیاز دارد. در دنیای امروز رسانه تاثیر بسزایی بر افکار عمومی می‌گذارد. مدیریت روابط عمومی شرکت گل‌گهر نیز در راستای انجام مسئولیت‌های اجتماعی خود از رسانه‌های محلی شهرستان حمایت و در کنار آن از رسانه‌ها به‌عنوان پل ارتباطی میان شرکت و جامعه استفاده می‌کند. ما معتقدیم اگر اخبار و اطلاعات به‌طور مداوم و شفاف از طریق رسانه‌ها دراختیار مردم قرار بگیرد، سوءتفاهمی ایجاد نخواهد شد؛ در واقع صداقت و شفافیت رمز موفقیت ما در رسانه است.

 روابط بین‌الملل

با توسعه یک سازمان، مناسبات و ارتباطات آن نیز دگرگون می‌شود. شرکت‌های بزرگی مانند گل‌گهر، علاوه بر تعاملات داخلی، روابط بین‌المللی گسترده‌ای نیز دارند؛ بنابراین نیاز است که روابط عمومی این شرکت‌ها هم در سطح بین‌المللی فعال باشند. درواقع روابط‌عمومی سازمان‌های بزرگ باید از درون سازمان فراتر رفته و پا به محیط بیرونی بگذارند. در شرکت‌های ملی باید این نگاه از تمرکز بر محیط پیرامونی فراتر رفته و بر تعاملات ملی متمرکز شود. شرکت‌های بزرگی که در سطح جهان مطرح هستند به واحدهای روابط عمومی با نگاه و رفتار بین‌المللی نیاز دارند.